Generalidades sobre la dirección

Como ya habíamos visto, la administración consiste en dirigir y verificar que las cosas marchen bien. Se actúa directamente con los recursos humanos de la empresa. Ésta es de carácter interpersonal, de modo que debe tener muy en cuenta a los subordinados y la forma cómo hacer que éstos se sientan bien en su trabajo y rindan de la forma esperada, para esto el encargado de la dirección debe fundamentarse en tres palabras clave: comunicar, liderar y motivar. Para que se desarrollen los objetivos es necesario que la ejecución y dirección sean correctas y entender a los subordinados, guardando una estrecha relación con ellos.

Dirigir significa explicar y guiar a los demás por los planes que se deben realizar, acorde a los objetivos preestablecidos. La dirección se presenta en tres niveles:

•Nivel global: es la que se encarga de dirigir la empresa en su totalidad, y es conocida como la presidencia.
•Nivel departamental: como su nombre los dice, abarca cada departamento y es conocida como la gerencia.
•Nivel operacional: guía los grupos de personas y se conoce como la supervisión.
Dentro de la función de dirección, se deben tener en cuenta dos factores, éstos son los de autoridad, responsabilidad y poder.


Autoridad, responsabilidad y poder

Las organizaciones deben saber qué autoridad se tiene sobre la empresa, es decir, la capacidad de formular tareas, pero también es necesario conocer la responsabilidad que se tiene de cumplir con las tareas. Lo anterior se hace para que una situación no se preste para conflictos como el de culpar a un subordinado por no hacer algo, conociendo de antemano que no tenía la autoridad suficiente para hacerlo, o en un caso contrario cuando la autoridad que se ejerce excede la que se tiene.

De allí surge el principio de responsabilidad y autoridad: “La responsabilidad debe corresponder un grado de autoridad que permita asimilarla, y a la autoridad debe corresponder un grado de responsabilidad que dé contenido al objetivo”.


A su vez la autoridad y el poder son medios de influencia sobre el comportamiento de los demás, esta influencia se puede realizar por medio de la persuasión, sanción, recompensas, etc. Poder significa potencial para ejercer influencia. La autoridad representa el poder institucionalizado, es decir, cuando se tiene un título que la acredite, y es la clave en el proceso administrativo; representa el poder legal o el derecho de mandar o de actuar. El poder es la capacidad de limitar el derecho de escoger de los demás.

Éste se divide en cinco tipos:

•Poder de recompensa: se presenta en el caso de algunos superiores que proporcionan diversas gratificaciones en dinero, según el nivel de desempeño de los subordinados.
•Poder coercitivo: es lo contrario del poder de recompensa, es decir, la capacidad de implantar castigos enfocados a la disciplina, este poder debe saberse llevar para no causar en los subordinados una repugnancia hacia sus superiores.
•Poder legitimado: se presenta cuando las personas saben que deberían estar mandados por alguien y aceptan su autoridad.
•Poder de referencia: se presenta cuando un individuo decide guiarse según los pasos de otro, guiado por las experiencias vividas, es decir, porque sabe que él es un buen líder.
•Poder del experto: se basa en la pericia de una persona, la cual es considerada por los demás como un buen líder, dicha pericia puede venir de la experiencia del individuo, entrenamiento o reputación.
La dirección nace ante la gran abundancia de funciones, para asignar y controlar al personal, en miras de los objetivos. Ésta, además, tiene algunos principios:

•Principio de unidad de mando: Este principio bastante demostrado por Fayol, hace énfasis en que un subordinado tenga un solo superior. El objetivo de este principio es evitar conflictos, ya que al tener dos superiores el subordinado no sabrá a quién dirigirse y además pueden presentarse órdenes contradictorias.
•Principio de delegación: Es aquel en el que se asignan labores, enfocándose en los objetivos. La delegación tiene en cuenta la asignación de tareas, delegación de autoridad y exigencia de autoridad, la persona encargada de delegar tiene que exigir a las personas que delega responsabilidad ante la situación a realizar. La persona que delega debe tener presente que es necesario que la autoridad que delega debe ser cien por ciento sincera (receptividad), además debe dar concejos bien intencionados hacia los subordinados para que éstos entiendan muy bien su labor en la empresa, debe confiar en los subordinados y realizar controles periódicos.
•Principio de amplitud de control: Tiene que ver con el número de personas al que un individuo puede delegar autoridad. Hay que tener presente que este número es limitado y depende del nivel jerárquico de la persona que controle. Entre mayor sea el número de subordinados que se manejen, menor es el control que se realiza sobre todos ellos. Esta limitación se implanta para evitar la confusión de los subordinados y para que ésta sea lo más efectiva posible. Una variable decisoria en el proceso que determina el número de personas que se va a controlar es la personalidad del jefe y también de la dificultad de la situación que se va a dirigir o supervisar.

Liderazgo

Es la influencia que se puede ejercer sobre una colectividad. La corriente seguidora del alemán Max Weber, considerado el fundador de la sociología moderna, distingue tres tipos de liderazgo que se refieren a otras tantas formas de autoridad:

•El líder carismático: Al que sus seguidores le atribuyen condiciones y poderes superiores a los de otros dirigentes.
•El líder tradicional: Que hereda el poder, ya sea por la costumbre de que ocupe un cargo destacado o porque pertenece a un grupo familiar que ha ostentado el poder desde hace mucho tiempo.
•El líder legal: Que asciende al poder por los métodos oficiales, ya sean las elecciones o votaciones, o porque demuestra su calidad de experto sobre los demás. Esta figura se reconoce comúnmente en el campo de la política y de la empresa privada.
Respecto a la parte de competitividad, es evidente que cuando hay liderazgo en una compañía, la competitividad de ésta aumenta, ya que las relaciones entre quienes manejan o lideran y quienes siguen es más fácil y si la dirección es buena los resultados serán superiores.

La toma de decisiones

La actuación del empresario encuentra su más importante expresión en la toma de decisiones. Tradicionalmente, el empresario ha tomado sus decisiones con base en su intuición, experiencia y buen juicio”, pero la complejidad económica y social actual ha llevado a los economistas y especialistas en la ciencia de la organización a la búsqueda de los mecanismos y componentes que cada proceso de decisión supone. El hombre de empresa va introduciendo, de manera progresiva, el análisis científico en sus procesos decisorios. No supone esto un abandono de la intuición y del juicio subjetivo, sino que, por el contrario, se procura completar éstos con planteamientos más objetivos y cualificados.

Según Barnard, el arte de tomar decisiones consiste en “no decidir cuestiones que no son en este momento pertinentes, en no hacerlo prematuramente, en no tomar decisiones efectivas y no realizar decisiones que otros deben tomar”.


El proceso de toma de decisiones

Este proceso está identificado directamente con el análisis y resolución de problemas. Observamos que existen cuatro fases:

1º) Fase de inteligencia: Identificamos el problema para lo cual hacemos uso de información del entorno e interna. Es la fase más importante: identificar el problema que queremos plantear.

2º) Fase de diseño: Se estudian las diversas alternativas que nos pueden servir para solucionar el problema. Es importante la experiencia, la intuición y los conocimientos. Se analizan la viabilidad y la valoración de las consecuencias de cada alternativa.

3º) Fase de elección: Elegir la alternativa que mejor corresponda a la solución del problema que se ha planteado. Será importante el criterio.

4º) Fase de revisión: Controlar la ejecución de las acciones.

Aunque lo planteemos así en cuatro fases, hemos de tener en cuenta que se trata de un proceso interactivo y no secuencial. Recalquemos, además, la importancia de la información en el proceso de toma de decisiones:

1º) La información nos viene de la búsqueda del problema con base en informaciones del entorno e interiores.

2º) Sirve para diseñar las posibles soluciones que podamos adoptar.

3º) Es fundamental para establecer los criterios que debemos adoptar para decidir cuál es la mejor alternativa.
.
4º) Se utiliza para comprobar que todo va conforme a las previsiones.


Distintos enfoques en el proceso de toma de decisiones

Cuando adoptamos una decisión, en función del entorno y de las circunstancias, se tomará una u otra. Pero no nos encontramos siempre ante el mismo entorno y circunstancias, podemos encontrarnos ante diferentes situaciones que podríamos resumir:

•Tenemos información perfecta de los estados del sistema y completa respecto a las alternativas o posibilidades. Previsión perfecta.
•Tenemos información imperfecta sobre los estados del sistema y completa sobre las alternativas del “decisor”.
•Tenemos información imperfecta e incompleta o en condiciones de incertidumbre. No sabemos el estado en que se va a plantear el sistema, pero hay unas leyes de probabilidad que se pueden aplicar.
•Situación de información imperfecta o de juego. Las acciones no sólo dependen del protagonista, sino también de las acciones del entorno. Esto es lo que ocurre en el mercado real.
Debemos diferenciar dos términos que, pareciendo el mismo, se refieren a dos situaciones que presentan distintos perfiles:

a) Información perfecta: Conjunto de información que se concreta en un solo desenlace, es decir, que al conocerse lo que va a ocurrir en el entorno o a qué estado del sistema se tiene que enfrentar el sujeto, éste sólo antepondrá al mismo una alternativa.

b) Información completa: Cuando el sujeto económico conoce:

1. El conjunto completo de sus competidores.
2. Todas las acciones que pueden adoptar éstos.
3. Todos los resultados potenciales que pueden derivarse de las mismas.


Tipologías de las decisiones

Se pueden establecer dos tipologías: Por niveles y según el tipo de problema y la solución manejada.

1. Tipología por niveles

Se hace con base en el nivel jerárquico que ostentan los directivos dentro de la empresa.

a) Decisiones estratégicas: las decisiones básicas están relacionadas con el entorno. Son de gran trascendencia, definen objetivos y líneas de acción a seguir por la empresa a largo plazo, no son repetitivas, disponen de información limitada y requieren un alto nivel de reflexión y juicio. Los errores pueden desestabilizar la empresa.

b) Decisiones operativas: Son las relacionadas con las actividades corrientes de la empresa, altamente repetitivas, a menudo están formalizadas a través de funciones y procedimientos. La información necesaria es fácilmente disponible, los errores son reversibles.

c) Decisiones tácticas: Asignan eficientemente los recursos disponibles para alcanzar los objetivos fijados a nivel estratégico. Pueden ser repetitivas, sus decisiones son reversibles.

2. Tipologías según el tipo de problema y la solución manejada

a) Decisiones rutinarias: Resuelven problemas estandarizados y bien conocidos. Permiten diseñar una rutina para resolver problemas parecidos. Lo que Simón llama decisiones programadas.

b) Decisiones adaptativas: Suponen cambios incrementales sobre la situación precedente. Tratan problemas parcialmente conocidos. Decisiones propias de procesos de mejora continua.

c) Decisiones innovadoras: Están mal estructuradas, son novedosas, no hay un método preestablecido para tratarlas, no hay mucha información. Donde se requieren soluciones creativas, Simón las llama“no programadas.

Generalidades sobre la empresa

La palabra empresa va mucho más allá de definirse como organización, ésta está relacionada, en principio, con “emprender”, con ser “emprendedor”. Entenderemos esto mejor si imaginamos cosas como “soñar una empresa” o “embarcarse en una empresa”, o “estar destinado para una gran empresa”. Hay que dejar bien en claro que el objetivo primordial de la “empresa” no es la obtención de una elevada rentabilidad, dicha rentabilidad es más bien una consecuencia de su actividad, mas no su fin último.


Concepto de Empresa

La empresa es definida como una actividad económica organizada para la producción, transformación, comercialización, administración o custodia de bienes, o para la prestación de un servicio. La ley del comercio aplica el concepto de empresa a toda actividad industrial, comercial, a los servicios relacionados con los llamados actos mercantiles.

Se puede considerar el órgano básico de la economía de mercado. La empresa es el agente que organiza los factores productivos para obtener bienes o servicios y alcanzar unos determinados objetivos.

Una empresa es un conjunto de factores de producción combinados bajo la dirección, responsabilidad y control del empresario, cuya función es producir con un objetivo determinado.

Los factores productivos son tres: tierra (Recursos Naturales, Primeras Materias, Materiales), trabajo (mano de obra, personal, empleados, trabajadores) y capital (recursos financieros, maquinaria, medios de producción).

La combinación de dichos factores es la mezcla de una manera determinada que no es espontánea, puesto que surge de una decisión.

Otra definición más extensa de la empresa es que es una unidad económica que combina un conjunto de elementos humanos, técnicos y financieros localizados en una o varias unidades físico espaciales (Centros de Gestión), ordenados según una determinada jerarquía, es decir, según una estructura organizativa y dirigidos por un empresario.

Para la empresa es necesario tener en cuenta el entorno. La empresa vive y muere según el entorno o mejor dicho según las características del entorno, pero del entorno hablaremos en el siguiente tema.


Clasificación de las empresas

Antes de realizar la clasificación de las empresas, hay que hacer una primera división. La actividad empresarial puede ser ejercida por:

•Personas físicas: Persona física es aquel individuo que actuando en su propio nombre se ocupa de alguna actividad que la ley considera mercantil de forma profesional. Para registrase deben comprar el formulario de persona natural y establecimiento de comercio en la cámara de comercio, diligenciarlos y pagar los respectivos derechos de matrícula.
•Personas morales: Una persona moral es un ente ficticio diferente de las personas que la constituyen, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representada judicial y extra-judicialmente. Dentro de las personas morales se encuentran las sociedades. La sociedad es el contrato que celebran dos o más personal, obligándose a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas de la empresa o actividad social.
Pueden realizarse diferentes clasificaciones de las empresas atendiendo a:

•Origen del capital.
•Tamaño.
•Actividad económica.
•Criterio económico.
1. Origen del capital

Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y carácter a quienes dirigen sus actividades, las empresas pueden clasificarse en:

•Públicas: Este tipo el capital pertenece al Estado y, generalmente, su finalidad es satisfacer las necesidades de carácter social.
•Privadas: Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. A su vez, pueden ser nacionales, cuando los inversionistas son nacionales o nacionales extranjeros, y trasnacionales cuando la mayoría de los inversionistas son extranjeros y las utilidades se enfocan en el país de origen.
2. Según su tamaño

Toda unida de explotación económica realizada por persona física o moral recibe el nombre de microempresa, pequeña empresa, mediana empresa o gran empresa.

•Micro empresa: Cuenta con menos de diez trabajadores.
•Pequeña empresa: Posee entre once y cincuenta trabajadores.
•Mediana empresa: Su planta de personal está entre cincuenta y doscientos trabajadores.
•Grandes empresas: Aquellas que cuentan con más de 200 trabajadores.
3. Las empresas pueden clasificarse de acuerdo con la actividad que desarrollen en:

•Industriales.
•Comerciales.
•Servicio.
Industriales: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, son susceptibles de clasificarse en:

•Extractivas: Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables y no renovables, entendiéndose por recursos naturales, todas las cosas de la naturaleza son indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplos de este tipo de empresa son las pesqueras, madereras, mineras y petroleras, etcétera.
•Manufactureras: Son empresas que transforman las materias primas en productos terminados, y pueden ser de dos tipos:
•Empresas que producen bienes de consumo final: Producen bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor; éstos pueden ser: duraderos o no duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Verbigracia: productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos.
•Empresas que producen bienes de producción: Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final. Algunos ejemplos de este tipo de industrias son las productoras de papel, maquinaria pesada, materiales de construcción, productos químicos, maquinaria ligera, etcétera.
Comerciales: Son intermediarias entre productor y consumidor, su función principal es la compra-venta de productos terminados y pueden clasificarse en:

•Mayoristas: Cuando efectúan ventas en gran escala a otras empresas (minoristas) que a su vez distribuyen el producto al consumidor.
•Minoristas: Las que venden el producto al menudeo o en pequeñas cantidades al consumidor.
•Comisionistas: Se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.
Servicios: Como su denominación lo indica, son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y pueden, o no, tener fines lucrativos.

4. Criterio económico: Según Diego López Rosado, economista mexicano, se pueden clasificar en las que se mencionan a continuación:

•Nuevas: Se dedican a la manufactura o fabricación de mercancías que no se producen en el país, siempre que no se traten de meros sustitutos de otros que ya se produzcan en éste y que contribuyan en forma importante al desarrollo económico del mismo.
•Necesarias: Tienen por objeto la manufactura o fabricación de mercancías que se producen en el país en cantidades insuficientes para satisfacer las necesidades del consumo nacional, siempre y cuando el mencionado déficit sea considerable y no tenga su origen en causas transitorias.
•Básicas: Aquellas industrias consideradas primordiales para una o más actividades de importancia para el desarrollo agrícola o industrial del país.
•Semibásicas: Producen mercancías destinadas a satisfacer directamente las necesidades de la población.
•Secundarias: Fabrican artículos no comprendidos en los grupos anteriores.

Evolución del pensamiento administrativo

La administración, como una actividad práctica, surgió cuando los hombres primitivos se unieron y se organizaron para poder enfrentar las condiciones adversas de la naturaleza. Cuando el número de individuos aumentó, las necesidades de alimento, vestido y protección también lo hicieron y, por lo tanto, la condición de sobrevivencia de la comunidad pasó por la búsqueda de una adecuada organización grupal. Ésta debía permitir tanto la cohesión del grupo como la obtención de los satisfactores que se requerían, no sólo para la subsistencia, sino también para la reproducción de la propia comunidad. A partir de ese momento, la administración, aunque de forma totalmente intuitiva y rudimentaria, se hizo necesaria en la organización de la vida de los individuos. Es decir, desde la formación de los clanes, cuando surgió la especialización en ciertas tareas comunitarias, hasta la creación de los grandes complejos sociales-industriales de la actualidad, las técnicas y estrategias administrativas, como formas de estructura de las actividades humanas, se hicieron indispensables en los procesos productivos, económicos y sociales.


La evolución del pensamiento administrativo

Con el transcurso del tiempo se empezaron a crear principios administrativos que han mantenido su influencia hasta nuestros días. En la antigua Grecia, Sócrates ya hacía referencia a la universalidad del pensamiento administrativo, argumentando que así como cada individuo poseía la habilidad para controlar y dirigir (administrar) una familia, de igual manera lo podía hacer en los asuntos públicos, ya que según él, éstos difieren de los asuntos familiares sólo por el tamaño de la empresa.

De manera ya más formal, una de las instituciones pioneras en el uso e implementación de métodos administrativos fue la iglesia católica. Lo complejo de esta institución, su enorme tamaño y la necesidad de controlar desde el poder central un amplio grupo de comunidades, originó que empezaran a ponerse en práctica algunos principios de carácter administrativo, inicialmente relacionados con la "administración de personal" y con los cuales se realizaba la asignación jerárquica de funciones y responsabilidades entre la gran burocracia eclesiástica. Por otra parte, y dado que la iglesia católica llevaba a cabo una gran variedad de actividades y además las comunidades bajo su dominio eran muy dispersas, se hizo necesario que la administración de la hacienda eclesiástica tuviera que sujetarse de estrictos "modelos de control financiero", con los cuales poder registrar adecuadamente los ingresos y los gastos de la misma.

Durante el feudalismo, y debido a factores tales como la insuficiencia en la demanda de productos, la precaria situación de los medios de comunicación, así como los problemas generados por la inexistencia de un patrón de cambio adecuado, las actividades productivas estaban reducidas al intercambio entre los integrantes de una misma comunidad. En este momento no se hablaba de mercancías, ya que sólo había intercambio de productos entre un artesano y otro. La actividad productiva se desarrollaba a través del Sistema Doméstico, donde sólo se producía para el consumo familiar y el excedente se destinaba al trueque.

A través de los años, mediante la creación de patrones de cambio exactos, se facilitaron los intercambios de mercancías, generando un gran estímulo para el comercio, y las transacciones financieras se hacían en la Corte de cambio de dinero, donde las diversas monedas eran pesadas, evaluadas y canjeadas. Los resultados de esa transformación no se harían esperar. El comercio se expandió y el gremio empezó a perder terreno, ya que la organización productiva gremial sólo era capaz de producir para mercados muy pequeños y, por tanto, satisfacer una demanda de magnitud nacional, o quizá mayor, resultaba imposible. En esta etapa del desarrollo productivo la incipiente práctica de la administración estaba reducida a la división de tareas entre los miembros de la familia para la elaboración de los productos que la misma requería.

Este método de producción fue sustituido por el Sistema Domiciliario, cuyo rasgo fundamental fue el surgimiento de un intermediario entre el productor y el consumidor. Éste fue el precursor tanto del moderno empresario como del administrador. Contrataba a las familias a precio fijo, les proporcionaba los materiales indispensables y les indicaba la cantidad y las características de los productos que debían elaborar. El resultado de tener que llevar y traer regularmente materias primas y productos a la casa de los productores era la constante pérdida de los mismos. Esto motivó a los intermediarios a crear los primeros métodos para el control de la producción y materiales.

En el transcurso de los siglos XIV al XVIII, la actividad productiva evolucionó en términos administrativos y tecnológicos de manera gradual, y los primeros empresarios pudieron ir incrementando paulatinamente la productividad y sus ganancias. Para este momento, los empresarios aparecían como verdaderos administradores, en el sentido de que conocían todas y cada una de las etapas involucradas, tanto humanas como económicas y técnicas, en la elaboración de sus productos y en la distribución de los mismos.

Ante la expansión de la demanda y lo complicado de llevar las materias primas a la casa de las familias, el intermediario, ya convertido en empresario, construyó recintos destinados a la colocación de la maquinaría y las herramientas. En lo consecutivo, el problema fundamental de la producción fabril sería incrementar rápidamente la productividad, para lo cual tanto los procesos productivos como las actividades organizativas dentro de la fábrica habrían de parcializarse y estandarizarse. El momento de la gran división del trabajo en las fábricas había llegado.

Con el Sistema de Producción Fabril nacía el capitalismo y se iniciaba la etapa de formalización de la práctica y el pensamiento administrativo, pues es en este momento donde se hicieron necesarios métodos de administración de personal, de planeación financiera y de control de la producción y es cuando la administración empieza a formar un campo de investigación, de prácticas y de conocimientos específicos.

En ese contexto surgieron los conceptos de centralización del mando y el establecimiento de tareas basadas en una estructura organizativa jerárquica que permitían un mejor control de actividades dentro de la empresa. Por otra parte, y con el auge de las ciencias de la naturaleza, algunos pioneros dentro del campo administrativo propusieron la utilización de las fases del método científico en el estudio y el análisis de los procesos productivos y sus problemas. También se dieron los avances en la administración de personal y en la fragmentación del trabajo en sus operaciones más simples, lo que creó las condiciones para la implementación de métodos para evaluar la eficiencia del trabajo humano y los procedimientos necesarios para el desarrollo de las técnicas de planeación y control de costos.
La evolución en los procedimientos y en los métodos administrativos ha sido el resultado de la búsqueda de formas de organización más eficientes para la realización de las actividades humanas. Las que a su vez han evolucionado a la par de los cambios sociales, económicos, productivos y del mercado. Además, entre mayor es el grado de desarrollo de las sociedades, las necesidades de los individuos tienden a ser cubiertas con productos de mayor grado de elaboración. Lo que exige el desarrollo de un proceso de la transformación constante de las formas administrativas y productivas.


Los principales teóricos de la administración

A continuación presentamos a los principales autores que hicieron importantes aportes a la administración, permitiendo que ésta se consolidara como una ciencia, mostrándonos su aplicabilidad en distintos campos de la industria.

1. Frederick Winslow Taylor

Conocido como el “Padre de la administración científica”. Su interés principal era acrecentar la productividad mediante una mayor eficacia en la producción y un pago mejor para los trabajadores mediante la aplicación del método científico. Sus principios recalcaban el uso de la ciencia, la creación de armonía y cooperación del grupo, el logro de la producción máxima y el desarrollo de los trabajadores.
Tal vez ninguna otra persona haya tenido mayor impacto sobre el desarrollo inicial de la administración. Sus experiencias como aprendiz, empleado común, capataz, maestro mecánico y, por último, como ingeniero jefe de una compañía de acero, le dieron gran oportunidad para tener un conocimiento de primera mano sobre los problemas y actitudes de los trabajadores y ver las grandes oportunidades de mejorar la calidad de la administración.

La principal preocupación de Taylor, durante la mayor parte de su vida, fue la de acrecentar la eficiencia en la producción, no sólo disminuir los costos y elevar las utilidades, sino también hacer posible un salario más alto para los obreros gracias a su mayor productividad. Para Taylor una nación es próspera si su trabajo es productivo. El trabajo y la administración científica son los dos factores esenciales para el mejoramiento de la productividad. Los propuso desarrollar a partir de cuatro principios:

•La organización científica del trabajo: Se refiere a las actividades que deben emprender los administradores para reemplazar los métodos empíricos de trabajo ineficientes y evitar la simulación sistemática, analizando el mejor método de trabajo.
•La selección científica y la capacitación del trabajador: Se refiere a ubicar al personal adecuado en el trabajo correspondiente y propiciar la educación y prosperidad del trabajador. A partir del análisis del trabajo, la administración debe precisar los requisitos para el desempeño eficiente del cargo. Este paso permite seleccionar a los aspirantes más aptos.
•Cooperación entre directivos y operarios: Es buscar la armonía y la integración mediante una estructura funcional en donde los jefes tienen mayor conocimiento sobre la actividad y, por consiguiente, el derecho a dar órdenes y el estímulo económico con sistemas de incentivos que remuneran de acuerdo con el rendimiento personal o las unidades producidas.
•División del trabajo entre administradores y operarios: Los gerentes se responsabilizan de la planeación, del trabajo mental, los operarios de la ejecución, del trabajo manual.
La contribución significativa de Taylor se refiere al mejoramiento de productividad mediante la precisión de responsabilidades de los gerentes para especializarse en la planeación del trabajo. Este criterio se continúa aplicando con diferentes nombres, tanto en países industrializados como en los que están en vías de desarrollo.

2. Henry L. Gant

Propuso una selección científica de los trabajadores y una “cooperación armónica” entre ellos y la gerencia. Recalcaba la necesidad de desarrollar una mutualidad de intereses entre la gerencia y los trabajadores. Al hacer esto, subrayó la importancia de la enseñanza, de desarrollar una comprensión de sistemas tanto por parte de los obreros como de la dirección y de apreciar que en “todos los problemas de la administración, el elemento humano es el más importante”.

Es conocido por desarrollar métodos gráficos para describir planes y hacer posible un mejor control administrativo. Destacaba la importancia del tiempo, así como del costo, en la planeación y el control del trabajo. Esto le condujo a diseñar la famosa Gráfica de Gant, siendo considerada por algunos historiadores sociales como el invento social más importante del siglo XX.

3. Frank y Lilian Gilbreth

Lilian fue una de las primeras psicólogas industriales y recibió su doctorado en esta disciplina en 1915. Después de la muerte repentina de su esposo, en 1924, continuó al frente de la firma consultora y fue muy aclamada como la “Primera dama de la Administración” durante toda su larga vida de 93 años.

La importancia que Lilian Gilbreth le daba a los aspectos humanos del trabajo y el interés que tenía su esposo por la eficiencia, dieron lugar a una rara combinación de talentos. Por esta razón Frank Gilbreth insistió en que en la aplicación de los principios de la administración científica es necesario considerar a los trabajadores primero y comprender sus necesidades y su personalidad. Él afirmaba que la administración científica no puede determinar normas de lo justo o lo injusto, pero determina normas de eficiencia para lo cual la administración debe “primero conservar lo mejor del trabajo; segundo, organizar el presente; y tercero prever y planear el futuro”.

Es interesante que los esposos Gilbreth llegaran a la conclusión de que no es la monotonía en el trabajo la causa de tanta insatisfacción laboral, sino la falta de interés que muestra la Gerencia por los trabajadores.

4. Henry Fayol

Conocido como el “Padre de la teoría moderna de la administración”, contribuyó a la teoría de administración a través de estas hipótesis:

•Necesidad de desarrollar una doctrina administrativa mediante la aparición del método positivista.
•El buen funcionamiento de la organización formal de la empresa depende de la búsqueda del mejoramiento continuo mediante la aplicación “de principios, de leyes o reglas” de carácter flexible, no absoluto y que deben usarse independientemente de las condiciones cambiantes y especiales.
•“Se debe dar prioridad a la subordinación del interés particular al interés general”, lo cual puede leerse como: el interés del empresario debe primar sobre el interés del trabajador o, también, el interés de quienes tienen el poder en las organizaciones debe subordinar los intereses individuales.
El modelo administrativo de Fayol tiene tres aspectos básicos:

•Aplicación del criterio de división del trabajo para establecer una estructura básica de la empresa mediante operaciones o agrupación de funciones básicas de la organización.
•Proceso administrativo de gerencia, funciones básicas de los directivos o elementos de la administración.
•Formulación de criterios técnicos que deben orientar la actividad administrativa o los principios generales de la administración.
Fayol descubrió que las actividades de una empresa industrial podían dividirse en seis grupos:

•Técnicas o de producción: fabricación, transformación de insumos.
•Comerciales: compras, ventas, búsqueda de mercados, intercambio.
•Financieras: búsqueda y uso óptimo del capital.
•De seguridad: protección de la propiedad y de las personas.
•Contables: registro de ingresos y egresos, inventarios, balances, estadísticas, precio de costo.
•Administrativas o de gerencia: previsión, mando, organización, coordinación y control.
Al señalar que estas actividades existen en los negocios de cualquier tamaño, Fayol observaba que las cinco primeras eran bien conocidas y, por lo tanto, dedicó la mayor parte de su libro al análisis de las administrativas.

Además propone 14 principios, leyes, reglas o criterios para el buen funcionamiento de la estructura social, que ya estudiamos en el tema anterior. Éstos son considerados como los principios generales de la administración, por lo cual se verán a fondo más adelante.

5. Hugo Münsterberg

Reconocido como el “Padre de la psicología industrial”, vio la importancia de aplicar la psicología al nuevo movimiento de la administración científica. Münsterberg dejó claro que sus objetivos consistían en descubrir:

•Cómo encontrar personas cuyas cualidades mentales las hagan más idóneas para el trabajo que van a hacer.
•En qué condiciones psicológicas puede obtenerse la producción más alta y más satisfactoria de trabajo de cada persona.
•Cómo puede un negocio influir en los trabajadores para lograr los mejores resultados posibles de éstos.
Al igual que Taylor, le daba gran importancia a los intereses comunes de directivos y trabajadores. Recalcaba que su enfoque se centraba en los trabajadores y que a través de él esperaba reducir su tiempo laboral, aumentar los sueldos y elevar su “nivel de vida”.

6. Walter Dill Scott

Éste recibió su doctorado en psicología y escribió numerosos libros acerca de la aplicación de los conceptos psicológicos a la publicidad y a la mercadotecnia y acerca del desarrollo de prácticas de administración de personal con la selección adecuada; se dedicaba a observar a los seres humanos como producto de las conductas de grupo, esto precedió, en gran medida, el desarrollo de la administración científica de Taylor y el pensamiento de Fayol y, en parte, fue un fenómeno simultáneo. A esto se le denomina enfoque de la administración del “hombre social”.

7. Max Weber

Abogado y sociólogo alemán, elaboró un concepto moderno de burocracia más amplio y técnico que el expuesto por Marx. Este concepto se aplica al estudio de las organizaciones de gran tamaño en expansión, privadas y del Estado, en una “economía capitalista de mercado”.

El tipo de ideal o puro de administración burocrática construida formalmente por Weber, ha contribuido a interpretar y explicar el comportamiento normativo y dinámico de las organizaciones de gran escala. Dentro de las características técnicas del tipo ideal aplicables en la realidad se destacan:

•El concepto de racionalidad y crecimiento predecible de las organizaciones, así como elementos que favorecen el fortalecimiento del proceso de planeación en las organizaciones.
•La necesidad de un estatuto formal, racional, de la burocracia.
•Un sistema de administración de decisiones y procedimientos por escrito.
•Sistema de administración de personal profesional de carrera.
•El carácter de impersonalidad, decisiones de acuerdo con los fines y normas de la burocracia.
Las relaciones personales, los conflictos, las relaciones con el sindicato, la cultura, el trabajo de grupo, la rutina, son aspectos de la dinámica organizacional que el sistema de administración burocrática racional no prevé.

Los avances tecnológicos han llevado a las organizaciones a una modernización y a un proceso de racionalización sistémica en formas de gestión con capacidad de interacción, más flexible a los cambios culturales y del ambiente y con sistemas de información automatizados.

La mayoría de las empresas han entendido y asimilado muy bien la opción de administración participativa y de enfoque de sistema abierto como un medio para mejorar su productividad y eficacia.

8. Vilfredo Pareto

Se ganó el derecho de ser llamado “el padre del enfoque de sistemas sociales” de la organización y la administración. Pareto consideraba la sociedad como un conjunto intrincado de unidades independientes, o elementos, es decir, como un sistema social con numerosos subsistemas. Entre sus muchas ideas estaba la tendencia de los sistemas sociales a buscar equilibrio al recibir influencias externas o internas.

Su tesis era que las actitudes sociales, o sentimientos, funcionan para hacer que el sistema busque un equilibrio cuando lo perturban estas fuerzas.
Consideraba también que la tarea de la élite, en cualquier sociedad, es proporcionar el liderazgo para mantener el sistema social.

9. Elton Mayo y F. J. Roethlisberger

Lo que Mayo y su colega descubrieron, en parte con base en el pensamiento de Pareto, iba a tener un efecto profundo en el pensamiento administrativo.
Descubrieron, en general, que el mejoramiento de la productividad se debía a factores sociales tales como la moral, las interrelaciones satisfactorias entre los miembros de un grupo laboral y la administración eficaz: un tipo de administración que comprendiera la conducta humana, especialmente la conducta de grupo y la mejorara mediante habilidades interpersonales como motivación, dirección y comunicación.

En otras palabras, el trabajo de Mayo y su colega resaltó la necesidad de una comprensión más amplia y profunda de los aspectos sociales y conductuales de la administración.

10. Chester Barnard

Barnard fue un erudito de primera línea y un gran intelectual que recibió una fuerte influencia de Pareto, Mayo y otros miembros del cuerpo docente en Harvard, donde ocasionalmente dictaba conferencias.

Su análisis de gerente es verdaderamente un enfoque de sistemas sociales, ya que, con el fin de comprender y analizar las funciones de los ejecutivos, Barnard estudió sus tareas principales en el sistema donde operan.
Al determinar que la tarea de los ejecutivos era mantener un sistema de esfuerzo cooperativo en una organización formal, Barnard abordó las razones y la naturaleza de los sistemas cooperativos, su teoría se concentra en los principales elementos del trabajo administrativo, sobre la toma de decisiones y el liderazgo.

Introducción a la Administración

Conceptos básicos de administración

El proceso de conformación de la teoría y la práctica administrativa ha requerido grandes periodos de maduración en los que las transformaciones sociales y el surgimiento de la industria y del mercado constituyeron el basamento sobre el cual surgirían ideas y métodos tendientes a desarrollar formas de organización más adecuadas para la realización de las actividades humanas.

Aunque es evidente que la puesta en práctica de procedimientos administrativos no es particular a las empresas productivas, es al interior de éstas, y en un marco socioeconómico específico, donde se generan las nuevas estrategias y prácticas administrativas, mediante las cuales se trata de satisfacer las cambiantes necesidades de los mercados y los patrones de consumo. Por ello es que a lo largo del presente trabajo se toma como punto de referencia principal la evolución de la práctica administrativa vinculada a la transformación dentro de la industria.


Concepto de administración

El término administración se originó del término ministrare, del latín clásico que significaba “servir un encargo”, y se refería al trabajo delegado a un capataz. Administratio se formaliza en la Edad Media, como la actividad responsable de “cuidar el manejo de”. De este vocablo se derivaron ministere, ministerialis, “ministro”, que en el Medioevo significaba “funcionario dirigente”.

Administrare, administrator, ministro y administratio, se refirieron a la actividad del asistente, del consejero auxiliar, posteriormente significó la actividad de gobernar, gestionar, dirigir, manejar, controlar bienes, servicios y acciones de guerra y negocios.

Durante el siglo XIX, el concepto de administración adquirió el significado de quien ejecuta la acción de conducir el Estado, debido a que en la mayoría de los países europeos este vocablo se refería exclusivamente al concepto de “administración del Estado” o de “administración pública”; durante todo el siglo XIX, ciencia de la administración significaba en esos países ciencia del gobierno.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados. Es también el proceso de obtención y organización de recursos y de cumplimiento de metas a través de otras personas. La administración es dinámica, no estática. Administración también significa una teoría o disciplina que surgió en relación con el estudio sistematizado de la planeación, organización y control del trabajo, recursos y resultados en las organizaciones productoras de bienes y servicios.

Es una de las actividades humanas más importantes y tan antiguas como las organizaciones tradicionales: el Estado, el ejército, la iglesia. Desde que los seres humanos comenzaron a formar grupos para alcanzar objetivos que no podían lograr como individuos, la administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales. A medida que la sociedad ha venido a confiar, cada vez más, en el esfuerzo del grupo y muchos grupos organizados se han vuelto grandes, la tarea de los administradores ha cobrado más importancia.

Como administradores, las personas ejecutan las funciones de planeación, ejecución, control y de tomar acciones correctivas. La administración es aplicable a cualquier tipo de organización. Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales. La administración se ocupa de la productividad, esto implica eficacia y eficiencia y, como resultado, la efectividad.

Los administradores tienen la responsabilidad de emprender acciones que permitan que los individuos hagan sus mejores aportes a los objetivos del grupo.
Administrar es observar lo que nos rodea. Es “una serie de actividades interdependientes destinadas a lograr que una cierta combinación de medios puedan generar una producción de bienes económicos o socialmente útiles”.
A la administración también se le ha llamado “el arte de lograr que se hagan ciertas cosas a través de las personas”. Esta definición de Mary Parker se centra en el hecho de que los gerentes cumplen las metas organizacionales, haciendo que otros desempeñen las tareas que se requieren, no desempeñando ellos mismos esas tareas.

La administración es eso y mucho más, y de ahí que ninguna definición haya sido aceptada en forma unánime. Por esto se puede decir que la administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas.

El proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Definimos la administración como un proceso porque todos los administradores, prescindiendo de sus habilidades o aptitudes, realizan ciertas actividades interrelacionados con el fin de lograr sus metas deseadas.

La definición indica, así mismo, que los administradores utilizan todos los recursos de la organización para alcanzar sus metas. Las personas son el recurso más importante de cualquier organización, pero los administradores limitarían sus logros si no recurrieran, además, a otros recursos disponibles. Por último, se afirma que la administración consiste en cumplir con las metas formuladas de la organización. Ello significa que los gerentes de cualquier organización tratarán de conseguir finalidades específicas. Desde luego, estos fines son peculiares de cada organización. La meta establecida de una universidad será dar a los estudiantes una educación integral en una comunidad académica. Cualquiera que sean las metas de una organización particular, la administración es el proceso en virtud del cual se consiguen esos objetivos.


Características de la administración

•Universalidad: El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo, social ya que dentro de éstos siempre tiene que existir una coordinación sistemática de medios.
•Especificidad: La administración siempre se encuentra acompañada de ciencias de diferente índole, tales como: la economía, la contaduría, la ingeniería, entre otras, sin embargo, ésta mantiene su especificidad a pesar de su estrecha relación en los diferentes procesos.
•Unidad del proceso: A pesar de que el proceso administrativo esté compuesto por diferentes etapas, éste es único, constante, lo que varía es su grado de aplicación en los diferentes procesos en los cuales se desee aplicar. Siempre se debe mantener la interacción de sus elementos: planeación, ejecución, control, redireccionamiento.
•Unidad jerárquica: Todas las personas que tienen carácter de jefes en un organismo social, poseen un nivel de participación, éste lógicamente está dado en distintos grados y modalidades, forman un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el último mayordomo.

Importancia de la administración

•La administración brinda el éxito a cualquier organismo social, ya que éstos dependen directa o indirectamente de ésta, porque necesitan administrar debidamente los recursos humanos y materiales que poseen.
•Una adecuada administración hace que se mejore el nivel de productividad.
•La administración se mantiene al frente de las condiciones cambiantes del medio, ante esta situación proporciona previsión y creatividad.
•Indudablemente su gran emblema es el mejoramiento constante.
•La eficiente técnica administrativa promueve y orienta al desarrollo de cualquier organismo social.
•En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir es aplicando una efectiva administración.

Los principios básicos de la Administración

Siguiendo a Henry Fayol, podemos dividirlos en catorce:

•División del trabajo: La división del trabajo es de orden natural, tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el mismo esfuerzo, tiene como consecuencias: la especialización de las funciones y la separación de los poderes.
•Autoridad y responsabilidad: La autoridad es el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. No se concibe autoridad sin responsabilidad, ya que es un corolario de la autoridad. La responsabilidad es, por lo general, tan temida como lo es buscada la autoridad.
•Disciplina: Es esencialmente la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores de respeto, manifestando acuerdo con las convenciones establecidas entre la empresa y sus agentes. “La disciplina es como la hacen los jefes”. Los medios más eficaces para mantenerla y establecerla son:
◦Los buenos jefes en todos los grados.
◦Las convenciones lo más claras y equitativas que sea posible.
◦Las sanciones penales juiciosamente aplicadas.
•Unidad de mando: Para una acción cualquiera, un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe. La dualidad de mando es extremadamente frecuente y ésta puede traer descontento, contrariedad y confusión en el trabajo.
•Unidad de Dirección: Un sólo jefe para cada conjunto de operaciones que tiendan al mismo objeto. No hay que confundir unidad de dirección (un sólo jefe, un sólo programa) con unidad de mando (un agente no debe recibir órdenes más que de un sólo jefe). La unidad de mando no puede existir sin la unidad de dirección, pero no deriva de ella.
•Subordinación del Interés Particular al Interés General: En una empresa el interés de un agente, o grupo de agentes, no debe prevalecer contra el interés de la empresa. Los medios de realización son los siguientes:
◦La firmeza y el buen ejemplo de los jefes.
◦Unas convenciones lo más equitativas posible.
◦Una vigilancia atenta.
•Remuneración del personal: Es el precio del servicio prestado. Lo que se busca en el modo de retribución es:
◦Que se asegure una remuneración equitativa.
◦Que se fomente el celo recompensando el esfuerzo útil.
◦Que no pueda conducir a excesos de remuneración que sobrepasen el límite razonable.
•Centralización: Es un hecho de orden natural, y es simple cuestión de medida. Encontrar la medida que dé el mejor rendimiento total, tal es el problema de la centralización y de la descentralización. Todo lo que aumenta la importancia del papel de los subordinados es descentralización; todo lo que disminuye la importancia de ese papel es centralización.
•Jerarquía: La vía jerárquica es el camino que siguen las comunicaciones y parten de la autoridad superior o que le son dirigidas. Este camino está impuesto a la vez por la necesidad de una transmisión asegurada y por la unidad de mando. Se admite generalmente que su principal causa es el temor a las responsabilidades, pero en realidad es la insuficiente capacidad administrativa de los directivos.
•Orden: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. El orden debe tener por resultado evitar las pérdidas de materias y las pérdidas de tiempo; la limpieza es un corolario de orden. El orden perfecto exige, además, que el lugar convenga al agente y que la gente convenga a su lugar.
•Equidad: La justicia es la realización de las convenciones establecidas. La equidad resulta de la combinación de la benevolencia con la justicia. Exige en la explicación, mucha sensatez, experiencia y bondad.
•Estabilidad del personal: Un agente necesita tiempo para iniciarse en una función nueva y para llegar a realizarla bien, admitiendo que goce de las aptitudes necesarias. La inestabilidad es a la vez causa y consecuencia de la mala marcha de un negocio; ésta es también una cuestión de medida.
•Iniciativa: La posibilidad de concebir y de ejecutar es lo que se llama iniciativa. La libertad de proponer y la de ejecutar son, también, iniciativa; es preciso fomentar y desarrollar lo más posible esta facultad.
•La unión del personal: La unión hace la fuerza. El principio que se debe observar es la unidad de mando, los peligros que hay que evitar son:
◦No se debe fomentar la división del personal. Se necesita un talento efectivo para coordinar los esfuerzos, estimular, utilizar las facultades de todos y recompensar el mérito de cada uno sin despertar suspicacias celosas y sin alterar la armonía de las relaciones.
◦Abuso de las comunicaciones escritas. Para tratar una cuestión de negocios o para dar una orden es más rápido operar verbalmente que por escrito, las relaciones deben ser verbales, se gana con ello rapidez claridad y armonía.